Comment répondre à un courrier administratif

Communiquer ce n'est pas juste verbalement. C'est aussi avec des courriers. 

 

Alors si vous n'êtes pas un pro de la communication et que vos émotions se pointent, vous êtes tout sauf efficace 

 

L'idéal est d'apprendre à gérer votre stress, mais vous n'avez pas le temps surtout si vous devez répondre à un courrier administratif. 😀 

 

Voici donc les 3 ingrédients d'un courrier efficace

 

la CLARTÉ

la CONCISION

la COURTOISIE

 

On est souvent dans l’émotion lorsqu’on répond à un courrier administratif ou lorsqu’on demande une information, voire dans l’urgence.

 

On mélange notre émotion avec notre demande.

Il est nécessaire de séparer votre émotion de votre demande. 👉 Pour cela, vous devez vous en tenir aux faits et être objectif. La courtoisie reste aussi de mise. Même s’il est désagréable de recevoir un rappel pour un courrier qu’on a laissé traîner, une augmentation… plus vous serez courtois, plus la personne en charge de votre dossier sera encline à considérer votre demande et à vous accorder des délais et/ou trouver des arrangements.


Voici quelques éléments qui peuvent vous aider pour établir un courrier efficace
A l’attention de Mme Dupont
Madame,
Dans votre courrier du ___ ref ___, vous me demandez ___


Puis, en fonction de la demande initiale : je vous prie de trouver ___ / je vous prie de m’excuser pour ce retard


Si vous n’avez pas les documents ou n’êtes pas d’accord :
-         je ne possède pas ces documents / je vous les ai transmis par mon courrier du___ /  + copie éventuelle du courrier.
-         Nous nous sommes rencontrés le ___ à ce sujet __
-         J’ai payé ___ en date du __, je ne comprends pas/pouvez-vous me transmettre___


Si vous souhaitez un délai de paiement : pouvez-vous m’accorder un délai de paiement pour ___ à la date du ___ sans pénalités de retard ?


Si vous souhaitez un rendez-vous : pouvez-vous m’accorder un rendez-vous à ce sujet ?


Ne pas oublier votre formule de politesse : je vous remercie de l’attention que vous porterez à ma demande et je vous prie de ___


Le cas échéant : je reste à votre disposition pour d’éventuelles informations complémentaires.

 

Ces trois ingrédients Clarté, Concision, Courtoisie, vous permettront de gagner du temps, que votre demande soit examinée, de trouver une solution. 

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